Rekisterinpitäjä

AdAstra ry
Voionmaankatu 13 A 3, 40700, 40100 Jyväskylä
Y-tunnus: 0702391-8

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Janne Kulju
adastrateatteri@gmail.com

Rekisterin nimi

Produktiojäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään teatterin produktioiden aikaiseen tiedottamiseen ja viestimiseen, teatterintekijöiden yhteystietojen keräämiseksi, erikoisruokavalioiden kartoittamiseksi, täysi-ikäisyyden kartoittamiseksi, jäsen- tai produktiojäsenmaksujen maksutapahtumien tarkastamiseksi sekä teatterin tekijähistorian säilyttämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Produktioon osallistuvilta henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
– Etunimet ja sukunimi
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Kotipaikka
– Syntymävuosi
– Tehtävä produktiossa
– Erityisruokavaliot ja allergiat
– Jäsenmaksuihin liittyvää tietoa
– Alaikäisten kohdalla vanhempien yhteystiedot

Rekisterin tietolähde

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään heidän täyttäessään  AdAstra ry:n produktiojäsenyyslomakkeen. Lomake on sähköinen. Alaikäisten henkilöiden vanhempien yhteystiedot saadaan puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti.

Tietojen luovuttaminen

AdAstra ry ei luovuta tietoja eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

AdAstra säilyttää tietoja Googlen ylläpitämissä palveluissa jonka johdosta henkilötietoja siirtyy EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan tarvittavan tietosuojan tason kun tietoa liikutellaan EU:n ulkopuolelle. Henkilötiedot on suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Rekisterin käsittelyn periaatteet

Henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa käyttäjätunnuksen ja salasanan vaativassa Google Drive -palvelussa. Pääsy jäsenrekisterin tietoihin on ainoastaan AdAstra ry:n hallituksen jäsenillä.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

Rekisteröidyn tiedot hävitetään kokonaisuudessaan ainoastaan rekisteröidyn pyynnöstä. Kuitenkin heti produktion päätyttyä tiedoista hävitetään erityisruokavaliot ja allergiat, sekä vanhempien yhteystiedot.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää nähtäville, mitä tietoja hänestä on arkistoituna. Tietoja voidaan korjata ja ne voidaan poistaa henkilön omasta pyynnöstä. Pyyntö esitetään kirjallisesti sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastelu-, muutos- tai poistopyyntöjen kohdalla rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

AdAstra ry voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua esimerkiksi tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tarvittaessa rekisteröidyltä saatuun sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikä rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, 029 56 66700, tietosuoja@om.fi